Ежедневные задержки на рабочем месте, постоянная сверхурочная работа, вечная усталость, пропуск важных мероприятий и забывание необходимых для работы звонков. Если данный перечень вам знаком, следует уделить должное внимание управлению вашим временем.
Управление временем или же тайм-менеджмент (англ. time management) – понятие, характеризующее навык распределять свой рабочий график таким образом, чтобы день прошел как можно продуктивнее, но объем потраченных на это энергии, времени и ресурсов был минимальным.
Чтобы научится тратить свое время эффективно, необходимо разобраться, какие задачи и действия забирают больше всего вашей активности. Для их обозначения можно прибегнуть к небольшому эксперименту.
Записывайте все свои действия до мелочей на протяжении одного дня. Задача не из легких, да и этот день пройдет не так обычно для вас. Зато вы сможете понять, на что уходить большое количество времени и ваших ресурсов в течение каждого рабочего дня.
На практике замечено, что основными причинами нарушения тайм-менеджмента IT-специалистов являются:
- Размытые цели, не имеющие конкретики;
- Неправильная расстановка задач по важности;
- Отсутствие навыка сказать «нет» там, где это требуется;
- Много задач, которые требуют от специалиста высокого уровня концентрации;
- Отсутствие собственного мотива;
- Наличие раздражителей и факторов, которые отвлекают от работы;
- Разговоры по телефону на нерабочие темы;
- Вопросы коллег во время рабочего процесса;
- Незапланированные мероприятия, встречи;
- Хаотичное хранение данных.
Приемы управления временем
Выделяют четыре основных приема тайм-менеджмента:
Планирование
Для любого человека, ведущего активный образ жизни и имеющего много задач на день, важно вести запись всех своих мыслей и дел. При чем делать это необходимо подробно, чтобы, открыв записи, сразу было понятно, что вам предстоит делать.
На сегодняшний день, практически каждый человек владеет гаджетами (смартфонами, планшетами, ноутбуками) и фактически круглые сутки они находятся рядом с ним. Поэтому, использовать их для управления своим временем не только можно, а просто необходимо.
С этой целью есть множество программ, которые вы можете загрузить с Play Market и App Store. В таких приложениях можно менять записи, устанавливать напоминания, планировать события, как кратковременные, так и долгосрочные.
Чаще всего, люди склонны изначально решать срочные, но не такие уж и важные дела, откладывая на потом те, которые могут подождать. Такое происходит и на второй день, и на третий, и на четвертый…
В итоге приходит время, когда разрешить определенный вопрос нужно максимально быстро. И поскольку это происходит в стрессовом состоянии, об его эффективном разрешении речи быть не может.
Распределение задач по мере их важности
Когда вы закончили планирование своего дня, нужно изучить поставленные задачи на их приоритетность. Если вы хотите в тяжелые, загруженные делами дни успевать все сделать по составленному графику, разделяйте задачи по их значимости.
Для этого планируйте свою деятельность с начала дня или недели, при необходимости меняя или удаляя определенные задачи. Правильнее всего будет все дела, которые кажутся трудными, и их хочется отложить «на потом», делать в начале недели или рабочего дня.
Таким образом вы сможете избавиться от чувства тревоги, которое преследовало бы вас до того момента, пока бы вы не выполнили данную задачу. По окончанию рабочего процесса, просмотрите свои намеченные планы и изучите их.
Уделив распределению целей и задач всего лишь 10 минут с утра и 10 минут вечером, вы научитесь полностью контролировать свою деятельность.
Определение мотивов и установление временных затрат
Однозначно, планирование и расстановка задач по мере их важности – первичный и необходимый процесс в тайм-менеджменте. Но все, что делается, должно нести в себе определенную цель.
Поэтому, планируя выполнение каких-либо задач, важно устанавливать сроки. Они играют большую роль для любого мотива или задачи.
Чаще всего, человек находится в стрессе и испытывает чувство беспокойства, когда нет четко очерченных сроков выполнения. Бывает и такое, что временные границы выделены, но в процессе решения задач возникают непредвиденные обстоятельства, которые затягивают сроки. Чтобы такого не было, следует выделять время с запасом.
Большое количество задач не синоним слов «скорость» и «качество»
Выполняя несколько дел одновременно, люди считают, что это хорошо и процесс идет быстрее, но это просто иллюзия. Уровень продуктивности равен тому, если бы вы делали все поочередно.
Но тут есть большой минус: при одновременном выполнении нескольких задач, человек быстро утомляется и есть риск допустить ошибку. Поэтому, беремся за дела по очереди, расставив перед этим их приоритетность.
Важность задач определяют с помощью специальных методов. Рассмотрит основные из них:
Метод «ABCD»
A – задачи, к выполнению которых нужно приступать в первую очередь, а их отсрочка повлечет за собой плохие последствия;
B – обозначают задачи, следующие за А-пунктами; они тоже важны, но не критичны;
C – планы, дела, сделать которые не помешало бы;
D – задачи, выполнение которых можно делегировать, либо передать на выполнения подчиненным.
Метод Айви Ли
- Каждый вечер записываем 5-6 дел, обязательных к выполнению завтра.
- Сортируем их в порядке важности.
- Рабочий день начинайте с первоочередной задачи. Приступайте к последующим только после ее выполнения.
- Так работайте и с остальными делами. Если остались те, к которым вы так и не успели приступить, переносите их на следующий день.
- Выполняйте данный алгоритм ежедневно, и скоро это станет вашей привычкой.
Следует отметить, что существует огромное количество приемов управления временем. Каждый сможет подобрать себе понравившийся.
Но все они преследуют одну цель – научить вас тайм-менеджменту и сделать вашу деятельность максимально продуктивной.
Навыки тайм-менеджмента
Владение навыками тайм-менеджмента способствует:
- Выполнению целей раньше других;
- Умению за короткий промежуток времени справляться с большим количеством задач;
- Умению составлять четкий план и следовать ему;
- Отсутствию постоянного чувства усталости;
- Комфорту на работе и умению контролировать свою жизнь.
Это только малая доля позитивного влияния тайм-менеджмента на жизнь человека из сферы IT.
Подводя итог, отметим, что в современном мире собственное время каждого – это самая дорогая ценность человека. Ведь, как бы мы не старались, мы не сможем его вернуть или изменить. Вот почему важно овладеть искусством тайм-менеджмента!
Оставить комментарий